Privacy statement

Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO-afdeling Hengelo verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

In het privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KNV EHBO afdeling Hengelo via het ledenadministratiesysteem DLA van de KNV EHBO. Het privacy statement is terug te vinden op www.koninklijke-ehbo.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voor- en achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Bankrekeningnummer
IP-adres
Web statistieken

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Het afhandelen van uw betaling, voor lidmaatschap, voor cursussen, of verleende diensten
Om u te kunnen bellen of e-mailen of per post te informeren indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren
Om u te informeren over wijzigingen van onze dienstenverleningen. Zoals nieuwe cursussen en data van herhalingslessen
Om diensten bij u te kunnen leveren

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via https://ehbo-hengelo.nl/cursussen/aanmeldformulier/ . De gegevens worden via een onlineformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De secretaris en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in de DLA en wordt de informatie vanuit het onlineformulier op de webserver van de afdeling verwijderd. Voor de DLA: zie het privacy statement op www.koninklijke-ehbo.nl.

Inschrijfformulieren voor cursus op de website

De inschrijvingen voor cursussen verlopen via https://ehbo-hengelo.nl/cursussen/aanmeldformulier/ . De gegevens worden via een onlineformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De Cursussen coördinator en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra na een cursus een lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in de DLA en wordt de informatie vanuit het onlineformulier op de webserver van https://ehbo-hengelo.nl/ verwijderd. Voor de DLA: zie het privacy statement op www.koninklijke-ehbo.nl

Inschrijfformulieren voor hulpverlening evenementen

De inschrijvingen voor evenementenverzorging verlopen via https://ehbo-hengelo.nl/evenementen/aanvraagformulier-evenementenverzorging/ . De gegevens worden via een onlineformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De evenementverzorgingscoördinator en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens.

Na inschrijving wordt het evenement ingeschreven op het ledenforum door de coördinator met locatie en datum tijd en welke ondersteuning er wordt gevraagd. En contact gegevens tijdens het evenement. Zodat de hulpverleners ook weten waar ze moeten zijn hoe laat en wie het aanspreekpunt is. Na het evenement zal de coördinator de factuur gegevens door geven aan de penningmeester zodat hij deze kan verwerken in de administratie en de factuur kan versturen.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker jonger of ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretaris@ehbo-hengelo.nl , dan verwijderen wij deze informatie.

Gebruik van andere systemen dan DLA en bovengenoemd.

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in Poldersoft en Minipak Boekhouding en Minipak Faktuur.

De programma’s Minipak Boekhouding en Minipak Faktuur zijn bedoeld om de boekhouding van de vereniging bij te houden en het versturen van facturen. En word alleen gebruikt door de penningmeester. De penningmeester heeft dit programma alleen lokaal op zijn pc staan die goed is beveiligd met een wachtwoord en benodigde beschermingen programma’s zoals firewall en antivries scanner die up-to-date wordt gehouden. De PC die wordt gebruikt voor deze programma’s wordt uitsluiten voor zaken gebruikt aangaande de Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO-afdeling Hengelo en niet voor privédoeleinden

Poldersoft kan alleen worden ingezien door de Voorzitter Penningmeester en de Secretaris. Dit is een beveiligde-Cloud gebaseerde ledenadministratie. Hierin worden uw privé gegevens ingeschreven en bewaard voor de duur van uw lidmaatschap.

Nieuwsbrieven worden verstuurd door de Secretaris, en de e-mailadressen worden gehaald uit poldersoft. Als u geen nieuwsbrieven meer wilt ontvangen kan u dat aangeven middels een opt-out link onder aan de handtekening van de e-mail. U kunt via deze link aangeven dat u liever geen nieuwsbrieven meer ontvangt.

Google analytics wordt gebruikt voor het bijhouden van de statistieken van de website Met deze gegevens kunnen wij onze website telkens verbeteren. Wij gebruiken deze gegevens niet om u persoonlijk te identificeren. Deze gegevens kunnen alleen worden ingezien door de webmaster.

Hiervoor hebben wij een bewerkersovereenkomst met Google heeft gesloten en het laatste octet van het IP-adres heeft gemaskeerd. Wij hebben 'gegevens delen' heeft uitgezet. En we maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Wordfence wordt gebruikt voor het bijhouden van de statistieken van de website, het inloggen en uitloggen van het beveiligde ledengedeelte. Wordfence wordt ook gebruikt als firewall. En controleert of een IP-adres tijdelijk of permanent is geblokkeerd. Om ervoor te zorgen dat de website veilig blijft loggen wij de IP-adressen, mocht in de firewall een probleem met dit IP-adres zijn kan deze worden geblokkeerd door Wordfence of door de webmaster na een waarschuwing van de firewall. Wij doen dit om een Brute force attack te voorkomen op de website. Het te vaak inloggen met een incorrecte gegevens kan een tijdelijke blokkade van 60 minuten opleveren. Wij loggen het IP-adres niet om een persoon te identificeren. Alleen om de veiligheid van onze website te verbeteren. En deze gegevens zijn alleen door de webmaster inzichtelijk. En zal alleen worden gedeeld met opsporingsinstanties als de wet van Nederland dit verplicht.

(Hard-copy) ledenlijsten

Bij iedere lesavond is er een fysieke lijst met namen aanwezig om de aanwezigheid te controleren. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het bestuurslid dat die avond aanwezig is en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen bewaard door de secretaris om aan de eisen van Het Oranje Kruis voor verlenging van de diploma’s en certificaten te voldoen.

Omgang met beeldmateriaal (foto's, video) van leden

Wij maken foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van onze afdeling en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende lid. Toestemming is altijd in te trekken. Door een e-mail te versturen naar secretaris@ehbo-hengelo.nl met uw verzoek tot intrekking van het maken van beeldmateriaal. Wilt u dat uw beeldmateriaal wordt verwijderd dient u een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens indienen. Zie alinea “Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen”

Gezondheidsformulieren en/of registratie van bijzondere persoonsgegevens die buiten de organisatie worden verwerkt (welke gegevens worden (extern) gedeeld)?

KNV EHBO afdeling Hengelo houdt tijdens de hulpverlening bij welke soorten letsel ervoor komen, hoe vaak ze voorkomen en welke bijzondere voorvallen er zijn geweest. Deze worden in een Evaluatie evenementenverzorging gestuurd naar de coördinator. Deze kan des gewenst deze statistieken gebruiken om de hulpverlening te evalueren en mogelijk aanbevelingen kan verzenden naar de aanvrager. Mocht de aanvrager specifiek aanvragen dat wij statistieken bij moeten houden tijdens het evenement zal allen worden bijgehouden welke soorten letsel er zijn geweest en hoe vaak. Geslacht leeftijd en NAW-gegevens zullen niet worden bijgehouden om deze statistieken anoniem te behouden. Zo wordt uw privacy ook tijdens hulpverlening worden gewaarborgd en kan de kwaliteit ook worden verbeterd door de evaluatie te gebruiken voor de zelfreflectie en wat kan er de volgende keer beter.

Communicatie over privacy beleid

Het privacy beleid van KNV EHBO afdeling Hengelo is terug te vinden via https://ehbo-hengelo.nl/privacy-statement/ op te vragen via het secretariaat op secretaris@ehbo-hengelo.nl

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze secretaris via secretaris@ehbo-hengelo.nl KNV EHBO afdeling Hengelo heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
TLS (voorheen SSL). Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.
DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
Al onze mail zal via TLS verlopen (voorheen SSL) om uw persoonsgegevens te beveiligen.
Wij maken gebruik van een Firewall op onze website, deze logt alle IP-adressen en bij verdachte gedragingen zal de Firewall het de gedraging blokkeren, of het IP-adres volledig blokkeren.
Onze website maakt gebruik van een verplichting van sterke wachtwoorden.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hierom besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een vrijwilliger van onze afdeling) tussen zit.

Delen van persoonsgegevens met derden

Koninklijke Nederlandse EHBO-vereniging afdeling Hengelo verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

KNV EHBO afdeling Hengelo bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Gegevens	Bewaartermijn
Voor- en achternaam	Zolang als lidmaatschap
Geslacht	Zolang als lidmaatschap
Geboortedatum	Zolang als lidmaatschap
Adresgegevens	Zolang als lidmaatschap
Telefoonnummer	Zolang als lidmaatschap
E-mailadres	Zolang als lidmaatschap
IP-adres	30 dagen
Web statistieken	1 jaar
Bankrekeningnummer	Zolang als lidmaatschap

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Op https://ehbo-hengelo.nl/worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website, het functioneren van het forum, het integreren van sociaal media en het meten van bezoekersstromen. U kunt bij het bezoeken aangeven of u toestemming geeft voor alle cookies of alleen de noodzakelijke voor het functioneren van de website. U kunt uw toestemming altijd wijzigingen op https://ehbo-hengelo.nl/cookies. U kunt ook altijd lezen welke cookies worden gebruikt op deze pagina met de uitleg welke cookies hoelang en waarvoor worden gebruikt.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door koninklijke Nederlandse EHBO-vereniging afdeling Hengelo en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar secretaris@ehbo-hengelo.nl . Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Koninklijke Nederlandse EHBO-vereniging afdeling Hengelo wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Downloaden